TAXONOMY: Are We Talking about the same Elephant?

Berapa banyak informasi yang dimiliki suatu organisasi? Lalu lintas informasi organisasi meningkat dalam jumlah yang sangat luar biasa, mencapai 600% setiap tahunnya. Jumlah data yang diterima setiap pegawai meningkat dua kali lipat setiap 18 bulan. E-mail yang diterima setiap orang mencapai puluhan dan bahkan ratusan setiap harinya.

Arus informasi yang sedemikian derasnya menimbulkan permasalahan bagi organisasi. “Informasi yang dikelola dengan baik dapat menjadi power, namun kelalaian dalam mengelola informasi menimbulkan bencana dan berdampak pada produktivitas organisasi”, demikian pendapat mayoritas para manager perusahaan.  “Kondisi ini memiliki potensi untuk terus melemah dan bukannya membaik, apabila tidak ditangani dengan baik.”

Pengelolaan informasi terkait dengan masalah penyimpanan dan pencarian kembali. Problem utama dalam proses penyimpanan dan pencarian informasi bermuara pada fakta dimana setiap orang melakukan pengorganisasian dengan cara/prinsip dan isitlah yang berbeda satu dengan yang lainnya. Untuk itu dibutuhkan kesepakatan istilah untuk mempermudah proses penyimpanan dan pencarian kembali informasi. Upaya ini dikenal dengan sebutan taxonomi.

Taxonomy adalah ilmu untuk mengklasifikasikan atau mengorganisasikan sesuatu berdasarkan prinsip yang disepakati. Contoh taxonomi adalah sbb:

 

Taxonomy dapat direpresentsaikan dengan berbagai cara tergantung dari kebutuhan organisasi. Jenis-jenis taxonomi yang digunakan organisasi, adalah sbb: List, Tree, Hierarchy, Polyhierarchy, Matrix dan Facet. Masing-masing cara mempunyai cost dan benefit tersendiri.

Manfaat dari penggunaan taxonomy tidak hanya berhenti pada tataran informasi. Akhir-akhir ini focus terhadap informasi mulai beralih ke knowledge (pengetahuan). Ketika informasi hanya mampu berbicara di tataran “apa” (know what) yang diketahui mengenai suatu obyek, maka knowledge mampu menjabarkannya lebih jauh lagi sampai ke tataran “apa dan bagaimana” (know how). Sejumlah ahli seperti Peter Drucker, berpendapat bahwa mereka yang menguasai knowledge adalah mereka yang menguasai dunia. Beberapa perusahaan yang mengklaim dirinya sebagai knowledge based organization memang pada nyatanya masuk dalam jajaran perusahaan ter-“wah” dalam Fortune 500,seperti,  Nokia, GE dan 3M.

Menurut para ahli:

Organisasi yang mengelola knowledgenya melakukan sinergi antara pengelolaan sumber daya manusia (kompetensi atau tacit knowledge) dan pengelolaan informasi (explicit knowledge) untuk dimanfaatkan dalam proses kerja dalam rangka pencapaian misi dan visi organisasi. Proses pengambilan keputusan akan dilengkapi tidak hanya oleh informasi (explicit knowledge) , tapi juga ketersediaan tenaga ahli (tacit knowledge) atau subject matter expert . Keseluruhan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi baik dalam bentuk tacit maupun explicit knowledge akan mewakili core competency atau knowledge map organisasi yang membuka jalan pada terciptanya competitive advantage.

Taxonomi lagi-lagi sangat berperan karena taxonomi akan mensinergikan, menghubungkan, mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi dan tenaga ahli yang dibutuhkan dalam proses kerja dan proses pengambilan keputusan organisasi. Dalam kondisi ini, taxonomi juga menjadi alat bantu mengintegrasikan informasi yang terstruktur dan informasi yang tidak terstruktur, misalnya, harga BBM naik dari Rp. X menjadi Rp. Y, yang berbentuk informasi dalam pengelolaannya dapat dikaitkan dengan dengan pandangan ahli ekonomi mengenai kenapa kenaikan tersebut harus dilakukan serta dampaknya terhadap kondisi perekonomian. Data BBM yang hanya berbentuk informasi diberikan konteks menjadi pengetahuan.

Taxonomi seperti udara, air di sekeliling kita, kehadirannya sangat dibutuhkan, tapi kehadirannya sering dilupakan, dan baru disadari ketika kekacauan melanda. Berikut ini, sekelumit kisah kecil mengenai pentingnya taxonomi

Pada tahun 1814, Thomas Jefferson merasa sangat kecewa atas pengelolaan dokumen di the Library of Congress sehingga ketika dia mendonasikan koleksinya, Jefferson melakukan reklasifikasi dari semua koleksi yang ada disana.
– Source: Systems of Knowledge Organization for Digital Libraries, Gail Hodge

 

Ingin tahu lebih lanjut mengenai taxonomy silahkan menghubungi Maya di nomor  021-99910015